AZW 1.10 wordt vrijgegeven op 17 mei 2022

Naar de download pagina

Nieuwe functionaliteit

• Attendering behandelaar; Er is een vinkvakje genaamd 'attendering behandelaar' toegevoegd aan het detailvenster van de zaak (onder het veld 'notities'). Zodra er via het detailvenster een notitie wordt toegevoegd en het vinkvakje 'attendering behandelaar' wordt aangevinkt, krijgt de behandelaar van de zaak daar een notificatie van (via het berichtencentrum). Het attenderen van de behandelaar via het vinkvakje werkt enkel bij een openstaande zaak.

• Tot op heden was het enkel mogelijk om algemene variabelen te gebruiken bij het inrichten van een e-mail-sjabloon (t.b.v. gebruik bij de actie 'printen, verzenden en/of e-mailen'). Vanaf nu kunnen er ook specifieke (product gerelateerde) variabelen gebruikt worden. Deze specifieke variabelen verwijzen naar case-kenmerken. Er kunnen maximaal 9 specifieke variabelen gekozen worden.

• Er is een nieuwe parameter genaamd 'Notificatie eSignFlow?' toegevoegd aan het dashboard. Indien deze wordt aangevinkt dan zal er - zodra er een terugkoppeling komt vanuit de eSignFlow - een notificatie worden verstuurd aan het personeelslid die het document destijds had aangeboden ter ondertekening aan de eSignFlow. Of deze notificatie wordt verstuurd in de vorm van een e-mail of in de vorm van een bericht in het berichtencentrum is afhankelijk van de waarden van de bestaande parameters 'Notificaties naar e-mail?' en 'Notificaties naar berichtencentrum?' in het dashboard. Een combinatie van beiden (zowel e-mail als bericht in het berichtencentrum) is ook mogelijk.

• In deze versie zijn de functionele voorbereidingen getroffen voor de integratie met Mijnburgerprofiel. In iGEN kan er vanaf de 2.1.6 versie bij het hoofdscherm automatisering van een IPDC-product aangegeven worden (via het veldje 'Publiceren op Mijnburgerprofiel') of de zaak gepubliceerd moet worden op Mijnburgerprofiel. Tijdens het importeren van de iGEN XML zal dit gegeven als zaakeigenschap worden gekoppeld aan het zaaktype (kenmerk AZWmbp). Indien er een zaak wordt gestart van dit zaaktype, zal deze kenbaar worden gemaakt op Mijnburgerprofiel (via public connector --> DOSIS platform). Ook zal er een update worden verzonden na afhandeling van een specifieke zaakstatus en nadat de zaak uiteindelijk is afgesloten. Het is daarnaast ook mogelijk om ad-hoc een statusupdate richting Mijnburgerprofiel te sturen via de actie 'Tussentijdse statusupdate naar Mijnburgerprofiel sturen'. Functionele configuratie van de integratie met Mijnburgerprofiel kan ingesteld worden via de nieuwe versie van het dashboard.

• Bij het behandelen van een advies is het vanaf nu mogelijk om de behandelaar te wijzigen via de gelijknamige actie. Het veld 'antwoord' hoeft bij deze actie niet verplicht ingevuld te worden.

• De variabele tabel van de bulkafhandeling is uitgebreid met een drietal nieuwe kolommen:
  • Er is een nieuwe kolom toegevoegd in de variabele tabel van de bulkafhandeling genaamd 'adres klant'. Deze kolom wordt gevuld met het adres van de case-klant.
  • Er is een nieuwe kolom toegevoegd in de variabele tabel van de bulkafhandeling genaamd 'specifieke informatie'. Deze kolom wordt gevuld vanuit de nieuwe generieke iGen bouwsteen AZWspinb en kan gebruikt worden voor het invullen van bijv. een rekeningnummer, een bedrag bij subsidies, etc.
  • Er is een nieuwe kolom toegevoegd in de variabele tabel van de bulkafhandeling genaamd 'notities bulkafhandeling'. Hier kunnen vanuit de bulkafhandeling per zaak notities worden toegevoegd. Na afhandeling van de batch worden de notities weggeschreven naar de proceslogging en de notities van de zaak.

• Indien er vanuit de zaak een nieuwe bulkafhandelingsbatch wordt opgestart, dan worden vanaf nu ook de gerelateerde cases van de  zaak aan de bulkafhandelingscase gekoppeld. Dit is bijvoorbeeld handig indien er aan de zaak een besluitvormingscase is gekoppeld. Deze wordt dan vanaf nu automatisch gekoppeld aan de bulkafhandelingscase. Op die manier kan de dienst die de bulkafhandeling gaat uitvoeren (via de gerelateerde cases) altijd verifiëren of daadwerkelijk het besluit is genomen (om bijv. de subsidies toe te kennen). Daarnaast zal / zullen de gerelateerde case(s) van de initiële zaak na afhandeling van de bulkcase ook automatisch gekoppeld worden aan alle zaken die in de bulkafhandeling zijn afgehandeld. Dit bespaart een heleboel handmatige handelingen (t.b.v. koppelen van cases).
• Vanaf deze AZW versie is het mogelijk om vanuit de resultaatvenster lay-out (van bijv. de taken of een zoekvraag) inzicht te krijgen in de openstaande adviezen, afgehandelde adviezen, openstaande taken en afgehandelde taken van een zaak. Hiervoor zijn 8 kenmerken beschikbaar gemaakt, te weten;
  • AZWoadv (openstaande adviezen)
  • AZWaoadv (aantal openstaande adviezen)
  • AZWaadv (afgehandelde adviezen)
  • AZWaaadv (aantal afgehandelde adviezen)
  • AZWotaak (openstaande taken)
  • AZWaotaa (aantal openstaande taken)
  • AZWataak (afgehandelde taken)
  • AZWaataa (aantal afgehandelde taken)

Verbeterd

• Voordat er een e-mail met bijlagen verzonden wordt (actie 'printen, verzenden en/of e-mailen) zal het systeem vanaf nu controleren of er een archiefbestand aanwezig is voor iedere geselecteerde bijlage. Het archiefbestand dient immers gekoppeld te worden als bijlage aan de e-mail. Indien er bij één of meerdere geselecteerde documenten geen archiefbestand aanwezig is zal het systeem de onderstaande waarschuwing tonen. Door deze verbetering kan het niet meer voorkomen dat er een e-mail wordt verstuurd waarbij er één of meerdere bijlagen ontbreken omdat het archiefbestand niet beschikbaar is.

• Voordat er een e-mail met bijlagen verzonden wordt (actie 'printen, verzenden en/of e-mailen) zal het systeem vanaf nu een overzicht tonen met alle geselecteerde bijlagen. De medewerker heeft dan de mogelijkheid om een laatste keer te controleren of de juiste bijlagen zijn geselecteerd. Indien de controle in orde is kan de medewerker kiezen voor de actie 'E-mail verzenden met geselecteerde bijlage(n)'. Indien de controle niet in orde is kan de medewerker kiezen voor de actie 'E-mail niet verzenden'. N.B. de documenten die in dit overzicht getoond worden zijn door het systeem al gecontroleerd op de aanwezigheid van een archiefbestand (zie ook vorig punt).

• De constructie die werd toegepast bij de acties 'behandelaar wijzigen' en 'toewijzen aan een andere dienst' is volledig op de schop gegaan omdat deze ontoereikend was v.w.b. de vertrouwelijkheid. De eigenschappen en formules zullen niet langer meer vanuit de bewerking worden uitgevoerd. In plaats daarvan triggert de bewerking een aanvullende constructie in de workflow die zorgt voor het tonen van een pop-up venster en het uitvoeren van alle formules. Op deze manier is er technisch gezien meer mogelijk. De onderstaande vensters zullen worden getoond bij het uitvoeren van resp. 'behandelaar wijzigen' en 'toewijzen aan een andere dienst'.

In de bovenstaande vensters is het vinkvakje 'Vertrouwelijke zaak?' toegevoegd. Dit vinkvakje toont automatisch de juiste waarde. M.a.w. indien de zaak reeds vertrouwelijk is, staat het vinkvakje aan. Indien de zaak niet vertrouwelijk is, staat het vinkvakje uit. In de onderstaande tabel is terug te vinden wat er gebeurt als het vinkvakje is aangevinkt of is uitgevinkt.

N.B. Indien een vertrouwelijkheid wordt toegekend dan krijgt de zaak, het gekoppelde dossier en de gekoppelde documenten een vertrouwelijkheid mee.

• In het verlengde van het vorige punt wordt de onderstaande waarschuwing getoond indien de zaak reeds vertrouwelijk was maar de gebruiker er bij de actie 'behandelaar wijzigen' of 'toewijzen aan een andere dienst' voor kiest om het vinkvakje 'vertrouwelijke zaak?' uit te vinken en de zaak dus openbaar te maken.

• De constructie rondom het uitvoeren van een taak (via actie 'toewijzen') is in grote lijnen gelijk getrokken aan de constructie bij 'advies geven'. Dat wil zeggen dat het vanaf nu mogelijk is om goedkeuring te vragen, voorlopig te beantwoorden en definitief te beantwoorden.

• Er zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd m.b.t. de bulkafhandeling:
  • Het onderwerp van de bulkafhandeling is vanaf nu zichtbaar en aanpasbaar op het venster van de bulkafhandeling.
  • Het vinkvakje 'Volgende status opnieuw bulkafhandeling?' is vanaf nu standaard aangevinkt (waarde 'ja').
  • De constructie die werd toegepast bij het collectief toekennen van een resultaat is volledig op de schop gegaan omdat deze voor de eindgebruiker niet intuïtief en gebruiksvriendelijk genoeg was en er een aanzienlijk risico bestond op het maken van fouten. In de oude situatie moest de eindgebruiker namelijk in een lijst (kenmerkwaarden) zoeken naar het juiste resultaattype. In deze lijst kwamen echter ook resultaattypen voor van andere zaaktypen. Dit is nu aangepast waardoor de gebruiker in een nieuw opgezet venster enkel de mogelijke resultaattypen van het bijbehorende zaaktype ziet en middels het plaatsen van een vinkje het juiste resultaattype kan kiezen. Deze constructie maakt gebruikt van een systeemdossier (zie steekkaart ADWS24 v2 voor meer uitleg).

• Na het verzenden van een e-mail (via de actie printen, verzenden en/of e-mailen) werd de e-mail al automatisch geregistreerd en gekoppeld aan de zaak (= bestaande functionaliteit). Indien er een (zaak)dossier gekoppeld is aan de zaak, dan wordt vanaf nu ook de opgeslagen e-mail registratie gekoppeld aan dit dossier.
• Tot voor kort diende bij het behandelen van een taak (via actie 'taak toewijzen') het veld 'toelichting uitgevoerde taak' verplicht ingevuld te worden, ook indien je koos voor 'behandelaar wijzigen'. Dit is nu aangepast. Het veld 'toelichting uitgevoerde taak' hoeft niet langer meer verplicht ingevuld te worden indien je kiest voor 'behandelaar wijzigen'. Indien je kiest voor de actie 'taak afhandelen', dan dient de toelichting wel verplicht ingevuld te worden.
• In verband met de Vlaamse taal is de naamgeving van de actie 'Taak uitzetten' aangepast naar 'Taak toewijzen'.
• De positionering van de velden "zaak informatie" en "zaaklogging" op het detailvenster van de zaak is aangepast. Zaaklogging staat nu op de plek waar eerst "zaak informatie" stond (meer naar boven) zodat dit prominenter in beeld staat. Zaakinformatie is dikwijls niet gevuld / wordt minder vaak gebruikt en is derhalve naar beneden geplaatst.
• Aanpassing doorgevoerd bij het verzenden van een ontvangstbevestiging en het versturen van een e-mail via de actie 'printen, verzenden en/of e-mailen'. Indien kenmerk IGE99993 is gevuld met een e-mailadres, dan zal dat e-mailadres gebruikt worden om de e-mail naar toe te zenden. Indien dit kenmerk leeg is, dan zal het e-mailadres van de case-klant (vanuit het who-record) gebruikt worden.
• Kenmerk 'aantal taken' toegevoegd op behandelvenster AZW zodat altijd te zien is hoeveel taken er zijn toegewezen vanuit de zaak (net zoals bij adviezen).
• De actie 'Documenten printen, verzenden en/of e-mailen' is hernoemd naar 'Printen, verzenden en/of e-mailen'. Het is namelijk zo dat niet in alle gevallen ook daadwerkelijk documenten worden verstuurd (denk bijv. aan een e-mail zonder bijlagen). Deze nieuwe benaming van de actie dekt de lading beter.

Bugfixes

• Bij het opstarten van een nieuwe zaak met een organisatie als case-klant en idem bij de actie 'afzender wijzigen', werden de kenmerken 'AZWnaam' en 'ADWavga' niet correct gevuld. Er zat een foutje in de formule. Dit is inmiddels aangepast.
• Na het opstarten van de zaak toonde het kenmerk 'zaak informatie' in het detailinformatievenster een vraagteken (?) indien het kenmerk "IGF99999" niet aanwezig was in de zaak. Dit is nu opgelost.
• De e-mailvariabele #FUNCTIEMEDEWERKER# blijkt een foutieve verwijzing te hebben (rol). Dit is aangepast.
• Indien de behandelaar bij de actie 'printen, verzenden en/of e-mailen' klikt op de knop 'Selecteer een of meerdere documenten' en vervolgens klikt op de knop 'annuleren' (dus geen bijlagen selecteren) en vervolgens toch de mail verstuurt (zonder bijlagen) dan verschijnt er een foutmelding in beeld: 'poststuk annuleren bestaat niet'. Dit is nu opgelost.
• Indien de behandelaar bij de actie 'printen, verzenden en/of e-mailen' klikt op de knop 'Selecteer een of meerdere documenten' en vervolgens klikt op de knop 'annuleren' (dus geen bijlagen selecteren) en vervolgens toch de mail verstuurt (zonder bijlagen) dan staat in de logging "Heeft een e-mail verzonden naar sla@bct.nl met als bijlage(n): Annuleren". Dit is nu opgelost.
• Op het moment dat er een AZW case wordt gestart met een specifiek (door iGen gestuurd) zaaktype en het betreft een niet-vertrouwelijk zaaktype, dan kan het zo zijn dat de case in een oneindige lus terecht komt zodra je kiest voor de actie 'vertrouwelijkheid aanpassen'. Dit komt doordat het mogelijk is dat kenmerk 'ADWvertr' niet aanwezig is bij een iGen gestuurd zaaktype zonder vertrouwelijkheid. Vanaf deze AZW versie is er een beveiliging ingebouwd zodat de case niet meer in een oneindige lus terecht kan komen.
• Bij het emailsjabloon (knop 'selecteer e-mailsjabloon' bij de actie 'printen, verzenden en/of e-mailen') werd er bij #FUNCTIEMEDEWERKER# verwezen naar de rol (ROLE) ipv de functie (FUNCTION). Dit is aangepast.
• Bij het wijzigen van de vertrouwelijkheid d.m.v. de acties 'behandelaar wijzigen' of 'toewijzen aan een andere dienst'; wordt het kenmerk 'ADWvertr' niet bijgewerkt met de nieuwe vertrouwelijkheid waardoor er een vertekend beeld ontstaat. Vaak wordt dit kenmerk namelijk als kolom in de resultaatvenster lay-out geplaatst. Dit is nu aangepast.
• Bij het wijzigen van het product (via de actie knop) wordt het initiële eigen proces niet uitgevoerd, terwijl dit wel nodig is voor veel klanten. Dit is nu aangepast.